Đối với những kế toán mới ra trường, việc thực hiện viết hóa đơn thực tế trên mẫu hóa đơn vẫn còn gặp nhiều bỡ ngỡ. Đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy, in hóa đơn gtgt sang sử dụng hóa đơn điện tử như hiện nay, thì việc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn như thế nào cho đúng quy định lại đang ngày càng được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.
Quy định viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn được quy định theo khoản K, Điều 4, Thông tư 39/2014/TT-BTC cụ thể như sau:
Thứ nhất: Hóa đơn bằng tiếng Việt trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài phải được đặt trong dấu ngoặc đơn () hoặc đặt dưới dòng tiếng Việt nhưng cỡ chữ nhỏ hơn.
Thứ hai: Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên từ 0 đến 9, sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ pháp đặt dấu chấm (.). Nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) ngay sau chữ số hàng đơn vị.
Thứ ba: Nếu như doanh nghiệp đó sử dụng phần mềm kế toán có dấu phẩy phân cách số tự nhiên sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng chữ viết là chữ tiếng Việt không dấu và dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi trên hóa đơn như trên.
Thứ tư: Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn bắt buộc phải ghi bằng chữ, những hữ viết không dấu trên hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.
Thứ năm: Trước khi sử dụng chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu và chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên hóa đơn, các doanh nghiệp phải có văn bản đăng ký với cơ quan thuế và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữ viết, chữ số đã đăng ký.
Thất nghiệp mùa Covid – Khó khăn và giải pháp
Như vậy, để đảm bảo việc viết hóa đơn được nhanh chóng, chính xác, các doanh nghiệp cần phải nắm rõ quy định hiện hành về việc viết nội dung trên hóa đơn. Bên cạnh đó, có rất nhiều mẹo hay về việc làm thế nào để giảm thiểu tối đa những sai sót khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn mà kế toán có thể học hỏi. Ví dụ như kế toán phải đảm bảo mình đọc số đúng. Cách đọc số tự nhiên đúng nhất sẽ là đọc từ trái sang phải và đọc thành từng lớp, mỗi lớp gồm có 3 chữ số. Khi đã đọc đúng rồi thì viết cũng đơn giản hơn.
Kinh nghiệm giúp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả
Như vậy trên đây là những quy định về việc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn. Ước tính, một ngày, kế toán phải xử lý một lượng lớn hóa đơn, nhất là trong bối cảnh vẫn còn một số các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy như hiện nay thì việc viết hóa đơn như thế nào cho đúng quy định là một phần vô cùng quan trọng, đảm bảo công việc kế toán được suôn sẻ. Bên cạnh đó, đối với các doanh nghiệp đã chuyển lên sử dụng hóa đơn điện tử thì việc nhập dữ liệu thông tin như số tiền trên hóa đơn sẽ trở nên đơn giản, nhanh chóng và hạn chế tối đa những sai sót có thể gặp phải. Hy vọng bài viết đã mang đến những thông tin hữu ích cho bạn đọc.
